Qui định này áp dụng cho các đơn vị tham gia, các đơn vị dàn dựng bên ngoài và khách tham quan đối
với “Hội chợ Nông sản Xuất Khẩu Việt Nam – Vietnam Farm Expo 2014” do Hiệp hội Doanh
nghiệp TP.HCM phối hợp cùng Công ty CP Quảng cáo & XTTM Đông Nam tổ chức, diễn ra từ ngày
08-12/10/2014 tại Trung tâm Triển lãm và Hội chợ Tân Bình (TBECC), số 446 Hoàng Văn Thụ, P.4,
Q.Tân Bình, TP.HCM.
I. THỜI GIAN MỞ CỬA HỘI CHỢ:
- Giờ mở cửa dành cho khách tham quan:
+ Khách thương mại (khu B2B): 09h00 - 18h00.
+ Khách tiêu dùng (khu GAP, C, D, E): 09h00 - 20h30.
- Giờ mở cửa dành cho doanh nghiệp tham gia:
+ Khu B2B: 8h30 - 18h30
+ Khu GAP,C,D,E: 8h30 – 21h00
Ngày khai mạc (08/10), thời gian mở cửa hội chợ sớm hơn 30 phút.
II. DÀN DỰNG & THÁO DỠ GIAN HÀNG:
1. Dàn dựng gian hàng:
1.1 Đối với gian hàng tiêu chuẩn:
- Trung tâm Triễn lãm và Hội chợ Tân Bình (TBECC) là đơn vị dàn dựng chính thức đối với gian
hàng tiêu chuẩn.
- Ban tổ chức (BTC) cung cấp gian hàng tiêu chuẩn cho đơn vị tham gia (thông qua TBECC), đơn
vị tham gian có thể trang trí thêm cho gian hàng của mình theo thời gian sau:
+ Ngày 06/10/2014: từ 14hh00 đến 17h00
+ Ngày 07/10/2014: từ 08h30 đến 22h00
- Việc tự trang trí và trưng bày không được gây thiệt hại đến gian hàng tiêu chuẩn. Mọi tổn hại xảy
ra (nếu có), đơn vị tham gia phải chịu trách nhiệm bồi thường theo yêu cầu của TBECC.
- Kích thước mỗi gian hàng tiêu chuẩn là: 3mL x 3mW x 2.5mH
1.2 Đối với gian hàng đất trống tự dàn dựng:
- Bàn giao mặt bằng: từ 10h00 ngày 05/10/2014
- Thời gian thi công dàn dựng:
+ Ngày 05/10/2014: từ 10h00 đến 17h00
+ Ngày 06/10/2014: từ 08h30 đến 17h00
+ Ngày 07/10/2014: từ 08h30 đến 22h00
- Ban tổ chức chỉ định Công ty TNHH DV Triển lãm Nội thất Đăng Khoa là đơn vị dàn dựng
chính thức đối với gian hàng đất trống tự dàn dựng. Đơn vị tham gia có thể chọn đơn vị dàn dựng
bên ngoài (không phải Công ty Đăng Khoa) nhưng phải tuân thủ các qui định về việc dàn dựng.
- Các loại phí đơn vị tham gia (gian hàng đất trống tự dàn dựng) phải đóng theo qui định của
TBECC gồm:
+ Phí quản lý mặt bằng: 65.000đ/m2
+ Thẻ thi công: 105.000đ/thẻ
+ Ký quỹ vào thi công: 525.000đ/m2
Lưu ý:
+ Tiền thẻ thi công và ký quỹ có thể do đơn vị tham gia hoặc đơn vị dàn dựng đóng, tùy theo thỏa
thuận hai bên.
+ Việc ký quỹ nhằm đảm bảo cho việc bồi thường thiệt hại (nếu có) trong quá trình thi công. Tiền
ký quỹ nộp trực tiếp cho TBECC, bằng tiền mặt hoặc thư bảo lãnh của ngân hàng, hoàn thành
trong vòng 07 ngày trước khi vào thi công. 14 ngày sau khi kết thúc hội chợ, TBECC sẽ hoàn trả
lại số tiền ký quỹ này.
+ Nếu đơn vị tham gia thuê dịch vụ của đơn vị dàn dựng chính thức do Ban tổ chức chỉ
định (Công ty Đăng Khoa) sẽ không phải làm thủ tục ký quỹ.
- Các đơn vị tự dàn dựng phải sản xuất gian hàng trước, đến Nhà triển lãm chỉ thực hiện việc lắp
ráp gọn nhẹ và nhanh chóng.
- Trong trường hợp sử dụng đơn vị dàn dựng bên ngoài thì phải thông báo đầy đủ thông tin chi tiết
về đơn vị đó (tên đơn vị, điện thoại, người liên lạc) và bản vẽ chi tiết thiết kế gian hàng và sơ đồ
bố trí điện chiếu sáng cho BTC trước ngày 22/09/2014 bằng văn bản hoặc email.
- Thiết kế của gian hàng tự dựng phải được BTC thông qua trước khi triển khai thi công lắp đặt.
Nếu có yêu cầu chỉnh sửa, BTC sẽ góp ý và cùng thảo luận với đơn vị tham gia và dàn dựng.
- Chi phí thiết kế và dàn dựng gian hàng do đơn vị tham gia tự chịu.
- Chiều cao gian hàng:
+ Bên trong nhà triển lãm: tối đa 4.5m. Một số vị trí nằm dước hệ thống máy lạnh, chiều cao tối
đa là 4m. (BTC sẽ thông báo trước những vị trí nào nằm dưới hệ thống máy lạnh).
+ Khu tiền sảnh: tối đa 3m
- Việc dàn dựng gian hàng sử dụng đồ lắp ráp (PIFEX SYSTEM) phải thuê của đơn vị dàn dựng
chính, không được mang từ bên ngoài vào.
- Đơn vị dàn dựng bên ngoài không được phép sử dụng các thiết bị vận chuyển máy móc như xe
nâng, cần cẩu, các phương tiện vận chuyển cơ giới,.. một cách trực tiếp. Việc sử dụng các thiết bị
này phải do Đơn vị vận chuyển chính thức được chỉ định thực hiện.
1.3 Những qui định chung về việc dàn dựng:
- BTC chỉ bàn giao gian hàng khi đơn vị đã thanh toán 100% giá trị bản đăng ký thuê gian hàng.
- Trường hợp làm thêm ngoài giờ qui định, đơn vị tham gia phải đăng ký trước 14h00 và đóng phí
ngoài giờ là 2.100.000đ/giờ/đơn vị.
- Đơn vị tham gia phải dàn dựng gian hàng đúng vị trí ghi trong bản đăng ký, không được lấn
chiếm diện tích gian hàng khác hoặc không gian chung (lối đi, hành lang...).
- Khi thi công, tuyệt đối không được làm bẩn và hư hại mặt sàn Nhà triển lãm, không được sử
dụng cưa máy, phun sơn dầu, hoặc những động tác khác gây ô nhiễm và ồn ào không gian chung.
Nếu cần thực hiện các công việc trên, yêu cầu đơn vị thi công thực hiện ở bên ngoài Nhà triển
lãm.
- Đơn vị tham gia phải chịu trách nhiệm bồi thường cho các bên liên quan nếu để xảy ra sự cố làm
hư hỏng tài sản của Nhà triển lãm và các đơn vị khác.
- Nhân viên thi công phải đeo thẻ do BTC hoặc Nhà triển lãm cung cấp trong suốt thời gian dàn
dựng và tháo dỡ gian hàng.
- Tất cả đơn vị tham gia và đơn vị thi công phải đảm bảo an toàn lao động, an toàn kỹ thuật và
phòng cháy chữa cháy trong suốt thời gian dàn dựng và tháo dỡ gian hàng.
- Sau khi hoàn tất công việc phải thu dọn, vệ sinh sạch sẽ nơi thi công bên ngoài cũng như khu vực
xung quanh gian hàng.
2. Tháo dỡ gian hàng:
- Các đơn vị tham gia triển lãm chỉ được tháo dỡ gian hàng:
+ Khu B2B: từ 18h30-24h00 ngày 12/10/2014 và 8h00 - 17h00 ngày 13/10/2014
+ Khu GAP, C, D, E: từ 21h00 - 24h00 ngày 12/10/2014 và từ 8h00 - 17h00 ngày 13/10/2014.
- BTC chỉ cấp giấy ra cổng cho vật tư, hàng hoá khi kết thúc hội chợ và các đơn vị đã hoàn tất việc
thanh toán tất cả các hạng mục chi phí liên quan.
- Thời gian tháo dỡ gian hàng và vận chuyển vật tư, hàng hóa ra khỏi hội chợ phải hoàn tất trước
17h00 ngày 13/10/2014.
III. HÀNG HÓA- VẬN CHUYỂN- TRƯNG BÀY - BẢO QUẢN:
1. Tiêu chuẩn hàng hóa:
Hàng hóa tham gia hội chợ phải là hàng hóa hợp pháp, có xuất xứ rõ ràng, an toàn vệ sinh thực
phẩm và đảm bảo chất lượng theo qui định của pháp luật Việt Nam. Với những hàng hóa không
đảm bảo những yêu cầu, BTC có quyền đình chỉ trưng bày tại hội chợ.
2. Vận chuyển hàng hoá:
- Tất cả vật tư, hàng hóa được vận chuyển vào cửa sau của Nhà triển lãm (đường Xuân Hồng).
- Đơn vị tham gia phải bố trí sẵn nhân viên và nhanh chóng vận chuyển hàng hóa vào gian hàng để
không làm ảnh hưởng đến các đơn vị khác.
- Sau khi xuống hàng, phương tiện vận tải phải nhanh chóng ra khỏi khuôn viênNhà triển lãm.
- Việc vận chuyển hàng hóa bên trong Nhà triển lãm chỉ được thực hiện bằng tay hoặc xe đẩy. Với
hàng hóa nặng cần dùng xe nâng, xe cẩu phải thuê của đơn vị vận chuyển chính thức.
- Việc vận chuyển hàng hoá và vật tư ra (khi kết thúc hội chợ) chỉ được thực hiện khi có giấy ra
cổng của BTC. Thời gian như sau:
+ Ngày 12/10/2014: từ 18h30 đến 24h00 (đối với khu B2B), từ 21h00 đến 24h00 (đối với khu
GAP, C, D, E).
+ Ngày 13/10/2014: từ 08h00 đến 17h00
3. Trưng bày hàng hoá:
- Đơn vị tham gia chỉ trưng bày hàng hóa trong phạm vi gian hàng của mình, không được lấn
chiếm sang gian hàng bên cạnh hoặc không gian chung của hội chợ.
- Không treo, giăng banner hoặc đặt pano, standee và các phương tiện quảng bá khác che lấp gian
hàng đơn vị khác.
- Các đơn vị tham gia triển lãm chỉ được trưng bày đúng hạng mục hàng hóa đã ghi trong phiếu
đăng ký tham gia hội chợ, nếu có bổ sung hoặc thay đổi phải báo trước 15 ngày cho BTC trước
ngày khai mạc.
- Đơn vị nào không tiếp nhận gian hàng, không trưng bày hàng hóa theo thời gian qui định của
BTC thì được xem như đơn phương không tham gia hội chợ và không được hoàn lại phí.
4. Bảo quản hàng hoá:
- Đơn vị tham gia tự bảo quản hàng hóa trưng bày trong suốt thời gian mở cửa, tuân thủ đúng qui
định về thời gian đóng mở niêm phong hàng ngày.
- Đại diện gian hàng cùng BTC & bảo vệ Nhà triển lãm tiến hàng thủ tục mở cửa lúc 08h30 và
niêm phong lúc 18h30( Khu B2B), lúc 21h00 (Khu GAP, C,D,E). Đơn vị nào đến trễ hoặc về sớm
và không thực hiện đúng qui định trên, nếu có xảy ra mất mát hàng hóa thì BTC sẽ không giải
quyết.
IV. HỆ THỐNG ĐIỀU HÒA - ÁNH SÁNG- ĐIỆN VÀ NƯỚC:
1. Hệ thống điều hòa (trong nhà): được mở suốt thời gian diễn ra hội chợ.
2. Ánh sáng: ánh sáng cho không gian chung được mở trong suốt thời gian thi công, diễn ra hội chợ
và tháo dỡ gian hàng.
3. Hệ thống điện:
- Mỗi gian hàng tiêu chuẩn được cung cấp 1 ổ cắm điện 3 lổ cắm; 2 bóng đèn neon 1,2m.
- Đơn vị tham gia được sử dụng ổ cắm cho các thiết bị điện tử thông thường: máy tính, tivi, …
nhưng công suất chung không vượt quá 5Ampe. Nếu các gian hàng tiêu chuẩn có nhu cầu sử
dụng điện vượt mức nêu trên phải đăng ký trước với BTC và thanh toán chi phí theo giá qui định.
- Không được đấu nối nguồn điện hoặc phích cắm khác vào phích cắm do BTC cung cấp.
- Các gian hàng tự dựng phải chịu chi phí cấp nguồn điện theo giá qui định. Thiết bị điện cho các
gian hàng tự dựng do đơn vị tham gia tự trang bị hoặc thuê của BTC.
- Việc đăng ký sử dụng điện (với gian hàng tự dựng và gian tiêu chuẩn đăng ký thêm) phải thực
hiện trước ngày 01/10/2014 theo mẫu của BTC, đồng thời thanh toán chi phí theo giá qui định.
Nếu đơn vị đăng ký sau thời gian trên, BTC sẽ thu thêm 30% phí phát sinh.
- BTC có quyền ngưng cung cấp điện cho bất kỳ đơn vị nào không đảm bảo an toàn về hệ thống
điện và PCCC sau khi đã được nhắc nhở nhưng không khắc phục.
- Mỗi gian hàng tự dựng của đơn vị tham gia phải tự trang bị 01 bình PCCC theo qui định của Nhà
nước. Các gian hàng tiêu chuẩn BTC sẽ chịu trách nhiệm về PCCC.
- Nếu có sự cố về điện, đơn vị tham gia phải lập tức thông báo ngay cho BTC để kịp thời xử lý.
- Đơn vị tham gia không được phép sử dụng điện quá mức đăng ký nhằm tránh xảy ra cháy nổ do
quá tải.
- Trước khi ra về, các đơn vị phải kiểm tra và tắt hết các nguồn điện và các thiết bị điện đang sử
dụng.
4. Hệ thống nước:
Đơn vị tham gia nếu có nhu cầu cung cấp nguồn nước phải đăng ký trước ngày 01/10/2014. Chi
phí cấp nguồn nước do đơn vị tham gia thanh toán.
V. TIẾP THỊ & QUẢNG BÁ:
- Tất cả tài liệu tiếp thị của đơn vị (băng đĩa, brochure, tờ rơi, banner, poster, standee…) phải phù
hợp với lĩnh vực kinh doanh của mình và hợp pháp. Tuyệt đối không sử dụng tài liệu có nội dung
sai lệch bản đồ lãnh thổ Việt Nam, chống chính quyền, sách động, chia rẽ tôn giáo và dân tộc, vi
phạm pháp luật Việt Nam.
- Các đơn vị chỉ được tiếp thị và quảng bá sản phẩm ngay tại gian hàng của mình, không được
thực hiện trong phạm vi gian hàng khác và không gian chung của hội chợ.
- Không được dùng loa có công suất cao để quảng bá .Chỉ sử dụng âm thanh vừa phải nhằm không
làm ảnh hưởng đến các gian hàng khác và khách tham quan.
- Với những hình thức tiếp thị khác với các hình thức nêu trên, đơn vị phải trao đổi trước với BTC.
VI. RA VÀO HỘI CHỢ & TRANG PHỤC:
- Nhân viên đơn vị tham gia hội chợ phải mang thẻ do BTC cấp và mặc trang phục lịch sự trong
suốt quá trình chuẩn bị và diễn ra hội chợ.
VII. GIAN HÀNG ẨM THỰC:
Với những gian hàng có kinh doanh ẩm thực (phục vụ ăn uống tại chỗ) phải thông báo và được sự
chấp thuận của BTC. Đồng thời tuân thủ các qui định sau:
- Bảo đảm tuyệt đối an toàn vệ sinh thực phẩm.
- Sử dụng bình gas có giấy kiểm định, bảo đảm an toàn lao động & phòng cháy chữa cháy.
- Giữ gìn vệ sinh sạch sẽ trong gian hàng của mình và khu vực xung quanh
- Mỗi gian hàng phải có giỏ rác và bỏ rác đúng nơi qui định.
- Không được gây ồn ào, ô nhiễm trong quá trình chế biến thực phẩm.
VIII. QUI ĐỊNH VỚI KHÁCH THAM QUAN:
- Khách thương mại (khu B2B): từ 9h00 đến 18h00. Miễn phí vào cửa nhưng khách tham quan
phải làm thủ tục đăng ký (gửi danh thiếp hoặc điền phiếu) trước khi vào tham quan .
- Khách tiêu dùng (khu Gap, C, D, E): Từ 09h00 đến 20h30. Miễn phí vé vào cửa, có chương
trình văn nghệ giải trí hàng đêm.
- Khách tham quan phải ăn mặc lịch sự, không hút thuốc hoặc mang vào hội chợ những vật dễ gây
cháy nổ.
- BTC có quyền từ chối khách tham quan vào hội chợ nếu không tuân thủ qui định hoặc có những
biểu hiện khả nghi.
Trên đây là những qui định của Ban Tổ chức Hội chợ Nông sản Xuất khẩu Việt Nam – Vietnam Farm
Expo 2014. Trường hợp đơn vị tham gia vi phạm các qui định nêu trên, sau khi nhắc nhở nếu không
điều chỉnh thì BTC có quyền đình chỉ hoạt động của đơn vị đó tại hội chợ.
Những vấn đề phát sinh ngoài những điều nêu trong qui định này sẽ do BTC quyết định.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét